Referat 2017.03.26

Referat

 

  1. Konstituering

Næsteformand, Dino vælges som næstformand

  1. Næste møde

19/4 kl. 18:30 hos Karin i haven

  1. Arbejdsdage

15/4 fælles arbejdsdag, planlægning

  1. Evt

Diskussion af udformning af P-plads

Referat Generalforsamling 2017

Referat fra ordinær Generalforsamling i Haveforening Trillegården 7. marts 2017
Valg af dirigent: Kasper Høgh fra Birkevej 66 valgt som dirigent, uden valgkamp.

Generalforsamlingen er lovligt indkaldt.
1. Beretning: Kasper

Vandsystem

Vandsystem taget i brug, forholdsvis uden problemer.

Nogle har ikke fået lukket for vandet, der kommer efterregning på mellem 200-3000,-

Der er blevet gravet ved Granvej/Bøgevej i forbindelse med forbedring af elnettet, små rep.

Vejene har været et problem her sidst på vinteren pga. nedbøren. Det har givet anlæg til huller og spor, hvorfor der er lukket for kørsel. Regner med det bliver bedre til sommer.

Ingen tunge køretøjer fremadrettet – 18 tons max.

Hække

Nye hækplanter er blevet plantet efter vandsystemet.

Hæk forsøg med ny jord, forhåbentlig lykkedes det så vi fremadrettet har en model for plantning af hæk på udsatte steder.

Positivt, ikke så meget ude med “bødeblokken”, folk har været gode til at holde ukrudt osv. nede.

Byggeri

Man kan igen få ibrugtagningstilladelser, kredsen tager lidt af gangen… der kan godt gå tid da der er mange.

Salg

15 haver har skiftet hænder i 2016.

Det fylder rigtig meget at sælge haver, meget omstændigt pga. nye regler.

Vi kan vælge at udlicitere salget til forbundet eller vi skal betale en fast pris. Bestyrelsen foreslår at vi vælger den sidste model.

Hvis man vil sælge, tag fat i bestyrelsen med det samme.

Selvbetjeningssystem

Taget godt imod. Dejligt.

Kloakering

Der er ikke rigtigt noget nyt. Måske bliver det billigere, 20-30 kr pr. Md. Rygter at en forening har trukket sig ud og betaler ud af egen lomme…. uvist om de har fået tilladelse.

Nye havenumre

Nogle har fået dem op, henstiller til at man får de nye numre op. Håber posten kommer ud i år.

Kredsen

Ny formand Teddy Steen. Der mangler fortsat en kasserer, hvorfor der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling.

Kommunen

Ny handlingsplan, nye input. Kommunens fokus: Overbebyggelse, bekæmpning af helårsbeboelse og prissætningen.

Hasle beboerforening: Ny trafikregulering, indkaldt til beboermøde, oplyser når kommer nyt ud.

Bestyrelsesarbejdet

Diana været med på alle møder, tak.

Lidt problem at Dino og Kasper er på valg samtidig da det udfordrer konsolideringen af viden i formandsskabet. Vi opfordrer derfor til at vi vælger en ny næstformand i løbet af de kommende tre år så viden bliver i bestyrelsen. Begynd at tænke over om det er noget man vil.

Forsøg på at komme salg af haver i møde, suppleant til vurderingsudvalg med til de indledende havesalgsmanøvrer som f.eks. opmåling og derigennem sætte sig ind i byggereglerne osv.

Blev gjort opmærksomme på at nogle haver har været lejet ud, DET MÅ MAN IKKE. Lejekontrakt med kommunen… Der bliver kørt med 0-tolerance. Sendt hård mail/sms.

Arbejdsdage

Været et fornøjelse, succes. Prøver noget nyt, gratis leje af maskiner/trailer hvis man melder sig til arbejdsdag.

Ny p-plads næsten færdig… Prøver noget nyt, skrå parkering.

Ny container på Rønnevej

Stemmer for beretning: godkendt
2: Gennemgang af regnskabet v/Kasper

Gennemgang af indtægter/udgifter.

Kassen bliver nedlagt, ingen kontanter i foreningen.

Ingen regning fra elselskab i 1/2 år, lagt penge til side til når vi engang får regningen. Tilsvarende med tredje rate af vandregningen.
3: Forslag:

v/ Jørn

En beboer har brugt rigtig meget vand pga. frostskade, derfor foreslås det, at vand lukkes fra november til marts.

Ønske om skriftlig valg.

Stemmetæller: Mathias og Tayfun – talt efter af revisor Gitte.

Stemmer luk: 55

Stemmer åben: 47

Forslaget er dermed vedtaget.
4: Vedtagelse af budgettet:

Kasper

Gennemgang af budget.

Gaver gives ikke længere til runde fødselsdage, men kun til jubilæum.

Foreslag om at præmiefest bliver til større fest i foreningen, men vi synes det er en både og ting, at vi er en del af noget større…

Forslag til at sende færre sms, kun når vigtigt ellers mail.

Opfordring til nye haveejere om at deltage i fælles arbejdsdage.

Gennemgang og debat af gebyrer.

Stemme: budget godkendt
5: Valg af formand

Kasper ønsker genvalg men gør opmærksom på at han pt. gerne ser at det er sidste periode.

Kasper – Bøgevej 94 – valgt enstemmigt.
6: Valg af bestyrelsesmedlem og suppleant

Bestyrelsesmedlem

Dino ønsker genvalg men gør opmærksom på at han pt. gerne ser at det er sidste periode.

Dino – Egevej 29 – valgt enstemmigt.

1. Suppleant

Diana ønsker genvalg

Diana – Egevej 104

2. Suppleant

Umit – Pilevej 69
7: Valg af revisor

Gitte ønsker ikke genvalg

Kasper – Birkevej 66 – valgt enstemmigt.
8: Valg af vurderingsudvalg og suppleant

Steffen ønsker genvalg

Steffen – Lærkevej 9 – valgt enstemmigt.

1. Sup:

Ellen ønsker ikke genvalg

Jan – Egevej 16 – valgt enstemmigt.
9: Evt.

Flagmand:

Børge fortsætter som flagmand

Efterlysning: Bruge 2-3 mand til at hjælpe med at lægge flagstang ned, rengøre, male fod osv.

Fanebærer:

Dino genvalgt som fanebærer

Skt. Hans:

Ligger i år på en fredag, påtænker at afholde ekstraordinær generalforsamling med lidt festivitas.

Ros til bestyrelsen for arbejde med vejene m.m.
Spg: Hvad er kolonihavelivet/ kolinihaveånden?

– Glade for lave hække, snak ind over hækken

– Fællesarbejdsdage

– Gode initiativer til plante bytte, skt. Hans

– Hilse på hinanden

– Forskellighed

– Hjælpe hinanden

– Mere fælleskab

– Invitere hinanden ind i sin have

– Tag en tur rundt på havegangene

– Gode naboer

– Møde nye mennesker

– Have det sjovt sammen

– Dannebrog

– ikke store sommerhuse

– Det primitive

– Nærværd

– Natur i øjenhøjde

– Mangfoldigheden
Forslag til arrangementer:

Familietur til Tyskland

Lave fuglekasser/pindsvinebo
Aarhus den 21. marts 2017

Dirigent Kasper Høgh Formand Kasper Egelund

Bestyrelsesmøde 24/10 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 24/10

Til stede: Karin, Dino, Fleur, Annette, Kasper og Diana

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsorden.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

14. januar 2017 kl. 12:00 Bestyrelses Julefrokost. Mogador, Nørregade 34.

8. februar 2017, kl. 18.30 hos Annette.

7. Marts GF

3.a Grønt:

Vi holder fast i to timer til de fælles arbejdsdage.

3.b Økonomi:

Budget – vi har udarbejdet et foreløbigt budgetudkast som stadfæstes som forslag til GF efter afslutningen af årsregnskabet.

 

3.c Havesalg:

Fremvisning 30/10

5 haver til salg/kommer til salg

4. Formandsskab:

Repræsentantskabsmøde. Dino fortalte om sin oplevelse af den ekstraordinære generalforsamling hvor der blev valgt en ny formand. Mødet viste stor splid i forståelsen af haveforeningstanken. Hvad er det man vil som forening? Vi opfordrer til at man overholder de fælles regler af hensyn til vores forhold til kommunen.

 

Overgang til nye numre.

5. Øvrigt – siden sidst:

intet

6. Planlægning:

Skiltning

  • farve og størrelse, Klassisk gammeldags stil. Blå skilte med hvid skrift.

Parkeringsplads – Venter til foråret, helst i marts. Fliser kan afhentes, meldes ud.

Ral – Venter med til næste år.

Hæk

  • Egevej 2 – 1 liguster

  • Lærkevej 7 – 4 tjørn

  • Lærkevej 5 – 1 tjørn

  • Lærkevej 11 – 7 liguster

Vi køber nogle liguster-planter af Bøgevej 4 der har rigeligt i overskud.

Lukning af kørsel i haven. Efter 1. november lukker vi haven for kørsel med kodelås – koden sendes ud til medlemmerne..

 

7. Byggesager:

4 stk

8. Evt.:

intet

Bestyrelsesmøde 26. september 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 26/9 – 2016

Til stede: alle

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordenen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. oktober 2016, kl. 18:30 hos Fleur, Kantorparken 10, 2. tv.
  2. januar 2017 kl. 12:00 Julefrokost

3.a Grønt:

1 mellemhæk er for høj.

3.b Økonomi:

Udstyrsliste/maskinpark-konto/opgørelse.

Der er stadig en del der får girokort.

Ikke så mange der rykkes længere.

3.c Havesalg:

 

8 haver er under salg/er lige solgt
Lærkevej 1 nedlægges til fordel for etablering af p-plads.

4. Formandsskab:

Præmiefest – 22 deltagere.

5. Øvrigt – siden sidst:

Formanden for Kredsen Frede Kristensen er stoppet som formand/medlem af bestyrelsen da han har solgt sin have. Han fortsætter som konsulent for kredsbestyrelsen i en overgangsperiode.

6. Planlægning:

Flagstrygning. kl. 10.

Fleur – en enkelt og glas, kaffekrus. En kande kaffe.

Rundstykker 50 stk.

Kasper sørger for sange.

Anette et par kander kaffe.

Karin – et par kander kaffe.

Dino lidt øl og vand.

7. Byggesager:

Pilevej 11

Pilevej 6

Rønnevej 11

Pilevej 10 er på vej

8. Evt.:

 

Vand er aflæst så det nye “0” er lig den aflæsning vi har lavet i år.

Vi har et par hængepartier: Bøgevej 11, Egevej 9.

 

Bestyrelsesmøde 22. august 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 22/8

Til stede: alle

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsorden.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. september 18:30 hos Diana. 

3.a Grønt:

Hækhøjde.

Vi går en tjek runde den 17/9 kl. 10-13 og evt. 18/9. Vi plomberer vandure samtidigt.

Såfremt hækken ikke er klippet ned den til 25/9 kl. 12.00 bestiller vi haveservice for haveejers regning.

3.b Økonomi:

Vi sætter arbejdet i gang med resten af Bøgevej stakit.

Der er disponeret omkring kr. 30.000 til ekstra dræn.

Vi afsætter kr. 40.000 til container til værktøj.

3.c Havesalg:

Vi har syv haver til salg.

4. Formandsskab:

Foreningsservice – havesalg – Vi lægge det internt i foreningen til kr. 4.000 for et samlet havesalg. Vi overvejer hvordan vi deler den mellem køber og sælger.

Opdatering af vedtægter og ordensregler.

Nye adresser, skiltning m.v.

Maskinudlån/-leje – gulerod i forhold til arbejdsdage?

  • Vertikalskærer
  • Pladevibrator
  • Brændekløver
  • Kompostkværn
  • Højttryksrenser
  • div. håndværktøj
  • Motorsav

Rep. af veje – ekstra omgang med minigraver og stabilgrus.

Ærtesten.

Ibrugtagningstilladelser.

5. Øvrigt – siden sidst:

intet

6. Planlægning:

Plombering, uddeling af husnumre

Arbejdsdag, Kalk og barkflis, Gødning,

p-plads ved flagstang?

7. Byggesager:

 

8. Evt.:

Runde fødselsdage fra de 50. år

Jubilæum 25 og 50 år.

Bestyrelsesmøde 13. juni 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 13/06

Til stede:

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordnen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordnen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. august 18:30 hos Annette
  2. september 18:30 hos Diana

 

3.a Grønt:

Der er udtaget præmiehaver.

Der sendes to påtaler.

 

3.b Økonomi:

Har brug for hjælp.

Ordnede udlæg m.v.

 

3.c Havesalg:

 

 

Møde med vurderingsudvalget.

 

4. Formandsskab:

Plombering

  • Dino og Diana
  • Kasper laver en adresseliste

 

Havenumre

 

Udlejning af maskiner

  • Havefræser
  • Græstrimmer
  • Vertikalskærer
  • Kompostkværn
  • Pælebord

 

Sand, grus, m.m. til fælles brug.

 

Parkering

 

5. Øvrigt – siden sidst:

Bla

6. Planlægning:

Tysklandstur 13. august 2016

7. Byggesager:

Bla

8. Evt.:

Bla

 

Bestyrelsesmøde 11. maj 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 11/5

Til stede:

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordnen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. juni hos Dino.

3.a Grønt:

Enkelte nedslag.

Hækken skal ned i 160

3.b Økonomi:

Fint.

 

3.c Havesalg:

Der er gang i havesalget nu hvor vi har fået alle procedurer færdige.

 

 

4. Formandsskab:

Vandsystem – update

Nye adresser – er på vej

Hæk/hegn? Vi venter

5. Øvrigt – siden sidst:

 

6. Planlægning:

Bla

7. Byggesager:

Birkevej 14 – er klarmeldt

8. Evt.:

Bla

 

Adresser i haven

Det ser nu ud til at der forhåbentligt snart kan komme lidt skred i de nye adresser i haveforeningen.

Vi har fået fremsendt et svar fra kommunen med kommentarer på vores forslag til ny nummerering. Vi har fremsendt vores svar til disse kommentarer og afventer hvordan de forholder sig til disse.

Når vi når frem til enighed herom skal forslaget i en eller anden form for høring før de nye adresser kan implementeres.

I skal derfor være opmærksom på at alle haver indenfor overskuelig fremtid skal have nye husnumre.

Haveleje – saldoudligning

I forbindelse med indførslen af nyt betalingssystem, månedlig opkrævning og PBS har der i en overgangsperiode været mulighed for at betale sin haveleje på selvbetjeningen.

Det har vist sig at administrationen ved denne service er for stor og vi fjerner derfor muligheden for “at udligne sin konto”. Det vil derfor fremadrettet kun være muligt at betale havelejen via fremsendte giro eller over PBS.

Det er derfor vigtigt at du holder dine kontaktdata opdateret via selvbetjeningen så girokort kommer frem til dig.

Trillegården – update

Så ruller sommer ind over os og det syder og bobler i vores lille hyggelige koloni.

Generelt er etableringen af vandsystemet gået som forventet. Overordnet set stor tilfredshed men selvfølgelig rammer så stor en opgave nogen hårdere end andre. De sidste er først blevet koblet på vandet i sidste weekend, hvilket ikke er tilfredsstillende men det kan jo ikke rigtigt gøres om.

Jeg er blevet mødt med mange meninger og holdninger undervejs – sådan er det nok også. Jeg kunne have håbet, at alle de kloge kommentarer og den viden var blevet bragt i spil da vi ligesom lagde kortene på bordet på henholdsvis den ordinære og ekstraordinære generalforsamling: INGEN af os i bestyrelsen kunne kalde os eksperter. Vi er klogere nu, men eksperter er vi sgu’ fortsat ikke når det kommer til entreprenørarbejde. Jeg vil derfor ydmygest bede om ikke én gang til høre om, at det ene kunne eller burde være løst på en eller anden måde. Hvis man vil være behjælpelig så tænk fremad. Hvad kan der fremadrettet gøres for at udbedre eventuelle fejl og mangler. Der har været rig mulighed for at byde ind inden vi gik i gang. Bagklogskab kan ingen bruge til noget i denne sammenhæng.

I morgen mandag har jeg (forhåbentligt) afsluttende byggemøde. Jeg håber at de sidste fejl og mangler kan rettes hurtigst. Jeg melder ud når jeg ved hvordan og hvornår. Én af de største udfordringer er de blå stophaner. Vi har en løsning på det selv, men jeg er nødt til at holde mig til procedurerne i forbindelse med overleveringen så vi ikke kommer til at stå med ansvaret.

Når fejlene og manglerne er ordnet har vi “kun”, at der skal køres ærtesten ud på alle vejene. Dette bliver gjort når vi i byggekredsen vurderer, at vejene er klar til det. Vi forsøger at fremskynde det ved at køre stabilgrus på og tak til de hårdtarbejdende for et fantastisk stykke arbejde i weekenden. I næste weekend forventer vi at køre på med endnu en omgang stabilgrus så vi når hele vejen rundt i foreningen. Om ærtestenene kommer på om en måned, om et halvt år eller til næste år kan jeg derfor ikke svare på, men det giver ikke mening at kyle 100.000 ud af vinduet bare for at få ærtesten på så hurtigt som muligt, hvis det så alligevel viser sig at være for tidligt. Vi tilbageholder et beløb ca. svarende til det som det vil koste os at lægge ærtesten ud.

I de kommende måneder vil der være brug for at holde p-pladser tomme på enkeltdage så vi nemmere kan navigere med vejhøvlen. Den er ekstremt tung at løfte rundt på, hvis den skal vendes med håndkraft og kan dette undgåes de steder, hvor der er p-plads er dette en stor hjælp.

Husk arbejdsdagen på lørdag 14/5. Tilmelding på: selvbetjening.hftrillegaarden.dk

Fortsat god mors dag.